POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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Carrera 14 Nro. 9 Norte – 16 Piso 3 Oficina 305
Centro Comercial Mocawa Plaza;
Armenia, Quindío

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1. Objetivo – Responsable del tratamiento de la información.

Dando cumplimiento a la legislación colombiana vigente en materia de protección y tratamiento de datos personales, este documento tiene como fin establecer las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los funcionarios, clientes, proveedores, y terceros en general, de MÁRQUEZ Y FAJARDO PROMOTORA INTEGRAL DE PROYECTOS S.A.S., identificada con el Nit. 900.269.853-6, domiciliada en la carrera 14 Nro. 9 Norte 16 Piso 3 Oficina 305 Centro Comercial Mocawa Plaza de la ciudad de Armenia, Colombia, en su calidad de responsable del Tratamiento de la información (en adelante “el Responsable”).

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, y de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados:

• Administrador provisional: Facultad que otorga el régimen de propiedad horizontal al propietario inicial (constructor), hasta tanto se nombre al administrador definitivo o se haya terminado la construcción y enajenación de bienes privados que representen por lo menos el 51% del coeficiente de la copropiedad.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular de la información personal mediante la cual el Responsable del tratamiento le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

  • El aviso de privacidad será utilizado únicamente en caso de no poderse poner a disposición de los titulares la política de privacidad de la entidad.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Personal Público: Dato que no es ni semi-privado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas oficiales, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al registro civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato Personal Privado: Dato que es solo relevante para su titular.

• Dato Personal Semiprivado: Dato cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a la persona titular de la información y a un cierto sector o grupo de personas.

• Dato Personal Sensible: Dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico; orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales; datos relativos a la salud, vida sexual, y datos biométricos).

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Proyecto: Cualquier proyecto que involucre una obra de construcción sobre un bien raíz.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

• Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado en Colombia, envía información personal a un receptor, ubicado dentro o fuera del país, y que a su vez es Responsable del tratamiento de dicha información.

• Transmisión: Se presenta cuando el Responsable del tratamiento, ubicado dentro o fuera del país, comparte información personal para su tratamiento por parte del Encargado del Tratamiento ubicado dentro o fuera del país.

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3. Información personal que se recopila

El Responsable puede, en desarrollo de sus actividades, recopilar información personal de:
 Funcionarios
 Clientes
 Proveedores y contratistas
 Clientes prospectos
 Residentes de los proyectos que realiza al actuar como administrador provisional de los mismos y con el exclusivo fin de adelantar las labores propias de su encargo.

Así mismo, el Responsable podrá recopilar de los titulares de la información algunos datos dentro de los que se encuentran:
 Datos de identificación: Nombre, apellidos, tipo de identificación, estado civil, sexo, firma, datos de familia, lugar y fecha de nacimiento y datos biométricos.
 Datos de ubicación: Dirección, teléfono y correo electrónico.
 Datos sensibles: Datos relacionados con la salud.
 Datos de contenido socioeconómico: Datos financieros, patrimoniales y actividad económica; experiencia laboral y nivel educativo.
 Otros datos: Gustos y/o intereses particulares, datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Del anterior listado de datos personales, el Responsable únicamente recopilará los que sean considerados necesarios para las finalidades para las cuales vayan a ser tratados en cada una de sus actividades o procesos.

4. Usos de la Información Personal

Los datos personales que el Responsable recopila, almacena, usa, transmite y de cualquier otra forma trata, son administrados por el Responsable y su personal autorizado, asegurando su confidencialidad y sólo serán utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución, la Ley que rige sus actividades, y la legislación nacional vigente en materia de datos personales, la cual establece los siguientes aspectos:

4.1. Recursos humanos. Selección, contratación y bienestar de candidatos y funcionarios, con autorización previa de los titulares.

4.2. Comercial y mercadeo. Información a interesados o referenciados a través de correo electrónico, físico, llamadas, mensajes de texto y chats.

4.3. Atención al cliente. Servicio, peticiones, quejas y reclamos para cumplir obligaciones contractuales y legales, estudios de mercado y registros históricos.

4.4. Contratistas y proveedores. Datos para obtención de productos/servicios, pagos y obligaciones legales, contables y de registro.

4.5. Datos sensibles. Sólo con autorización previa y expresa del titular, informando qué datos son sensibles y su finalidad; nunca como condición de prestación de un servicio, salvo que sea legalmente necesario (p.ej., salud de funcionarios).

4.6. Datos de niños, niñas y adolescentes. Sólo con autorización del representante legal y garantizando su interés superior.

4.7. Administrador provisional. Datos de residentes, visitantes y colaboradores domésticos de proyectos, según Ley 675 de 2001, sólo mientras dure la gestión.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales se realiza cuando sea legal o contractualmente obligatorio, o con consentimiento libre, expreso e informado.

La autorización puede constar en documento físico, electrónico, mensaje de datos, o mecanismo idóneo que permita concluir inequívocamente que, sin esa autorización, los datos no habrían sido capturados.

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5. Finalidades del tratamiento de la información

Al solicitar autorización, el Responsable informa a los titulares las siguientes finalidades:

5.1. Gestión humana.

• Selección de personal, estudio de hojas de vida y verificación de datos.

• Manejo de la relación contractual (vida laboral).

• Bienestar social, gestión contable y financiera.

• Atención de quejas y peticiones.

5.2. Comercial y clientes.

• Mercadeo, publicidad, prospección y fidelización por medios electrónicos, físicos o telefónicos.

• Prestación de servicios y manejo de la relación contractual.

• Gestión contable y financiera; quejas y peticiones.

5.3. Compras – proveedores.

• Verificación de información en procesos de selección.

• Manejo de la relación contractual.

• Gestión contable y financiera; quejas y peticiones.

5.4. Administrador provisional.

• Registro y contacto de propietarios, residentes y colaboradores.

• Correspondencia y convocatorias bajo la Ley 675 de 2001.

• Gestión contable y financiera del proyecto.

El Responsable puede tratar datos en sus propios servidores o de terceros, en Colombia o el exterior, siempre bajo acuerdos que aseguren el cumplimiento de esta política.

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6. Información que se comparte

Puede compartirse, según necesidad y con contratos o acuerdos de transmisión de datos, con:
 Sociedades aliadas para procesos administrativos, de gestión humana, comerciales y/o de compras.
 Proveedores para prestación de servicios.
 Administradores de propiedad horizontal al finalizar la gestión provisional.

7. Información de Terceros

Cuando un cliente o tercero proporciona datos de otras personas, declara tener autoridad para hacerlo y autoriza su uso conforme a esta política.

8. Obligaciones del Responsable

a. Garantizar el ejercicio del hábeas data.
b. Conservar copia de autorizaciones.
c. Informar la finalidad y derechos al titular.
d. Proteger la información contra adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
e. Rectificar datos incorrectos.
f. Informar al titular sobre el uso de sus datos.
g. Reportar violaciones de seguridad a la Superintendencia de Industria y Comercio.
h. Cumplir sus requerimientos.

9. Derechos del titular

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
b. Solicitar prueba de la autorización.
c. Ser informado sobre el uso de sus datos.
d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Revocar autorización o solicitar supresión cuando se vulneren derechos.
f. Acceder gratuitamente a sus datos una vez al mes.

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10. Autorizaciones y consentimiento

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales se realiza, cuando sea obligatorio, previo consentimiento libre, expreso e informado.

Prueba de la autorización: Documento físico, electrónico, botón de aceptación en sitios web u otro mecanismo que permita verificar la autorización.

11. Atención de peticiones, consultas y reclamos

• Consultas (Ley 1581/2012, art. 14): Respuesta en máximo 10 días hábiles; si no, se notifica la demora y nueva fecha, que no podrá superar 5 días hábiles siguientes.

• Reclamos (Ley 1581/2012, art. 15): Respuesta en máximo 15 días hábiles; si no, se notifica la demora y nueva fecha, que no podrá superar 8 días hábiles siguientes.

Canales:

• Correo: [email protected]

• Oficinas: Carrera 14 Nro. 9 Norte – 16 Piso 3 Oficina 305, Armenia, Quindío.

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12. Limitaciones temporales al tratamiento

Según Decreto 1377/2013, los datos se conservan el tiempo razonable y necesario conforme a sus finalidades. Cumplidas éstas, se suprimen, salvo normativas que exijan conservación para autoridades o fines históricos o estadísticos.

13. Normatividad vigente

Rige bajo la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas complementarias.

14. Vigencia

En vigor desde enero 2025. Los datos permanecerán hasta cumplir su finalidad, tras lo cual se suprimen.

El Responsable se reserva la facultad de revisar o modificar esta política, publicando la fecha de entrada en vigor de cualquier versión en su sitio web.